Informatiefiche aanwervingsprocedure voor administratief medewerker beleving

Contractueel - niveau C1-C3 – voltijds

Bedankt alvast voor je interesse en vertrouwen in ons bestuur.
Om in aanmerking te komen om deze functie te vervullen dien je een procedure te doorlopen, die we hier nog even in detail weergeven.

Indienen van je kandidatuur

Je doet dit bij voorkeur via volgende knop
Je kandidatuur indienen

Solliciteren kan tot uiterlijk 27 mei 2025.

Beoordeling van de ingekomen kandidaturen

Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling van de ingekomen sollicitatiebrieven. Bij de beoordeling wordt gekeken of je sollicitatie voldoet  aan alle voorwaarden zoals bv. de aard van het door jou behaalde diploma. Indien je voldoet aan alle voorwaarden word je later uitgenodigd voor de selectieprocedure.

Samenstelling van de selectiecommissie

Voor het afnemen van het aanwervingsexamen doet het lokaal bestuur beroep op een selectiecommissie die minimaal is samengesteld uit drie personen die vertrouwd zijn met of kennis hebben van de problematiek met betrekking tot de inhoud van de te begeven functie.

De algemeen directeur van het lokaal bestuur, of een vervanger zetelt als waarnemer.

Het aanwervingsexamen

De selectieprocedure van de gemeente Lille resulteert in een bindende rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores.

Het examenprogramma bestaat uit volgende onderdelen

• Deel 1  schriftelijke proef (50 punten)

Het schriftelijk gedeelte is een bevraging van functierelevante kennis zoals gevraagd wordt in het functieprofiel (kan bv. bestaan uit kennis wetgeving, kennis informatica, gevalstudie,…)

De selectiecommissie bepaalt de inhoud van dit deel.

Om te slagen en dus te mogen deelnemen aan het mondeling gedeelte dient er 50% behaald te worden.

• Deel 2 mondeling gedeelte (50 punten)

Dit is een toetsing van de algemene ontwikkeling , competenties en de motivatie van de kandidaat. Er wordt nagegaan of het profiel van de kandidaat overeenstemt met de specifieke vereisten voor de functie. Er wordt eveneens gepeild naar de interesse voor het werkterrein, het organisatievermogen en de sociale vaardigheden. Daarnaast kan er op het schriftelijk gedeelte teruggekomen worden.
Om te slagen dient er 50% op dit onderdeel behaald te worden.

Om voor het totaal van de selectieprocedure geslaagd te zijn, dien je in totaliteit (deel 1 en deel 2 samen) 60% te behalen.

• Deel 3  Psychotechnische gedeelte

Voor de kandidaten die deelnemen aan de selectieprocedure voor functies van het niveau C1-C3 wordt gevraagd een PPA (persoonlijke profiel analyse) in te vullen via internet of manueel voor het mondeling gedeelte.

De PPA inventariseert de gedragseigenschappen van een persoon. Op deze wijze wordt het te verwachten werkgedrag bepaald.

De PPA laat de betrokkene woorden kiezen waarvan hij of zij vindt dat deze hem/haar het best en het minst beschrijven of van toepassing zijn. Door de keuzes op een wetenschappelijke manier in kaart (grafiek) te brengen, wordt inzicht verkregen in de manier waarop de persoon zich in zijn/haar functie- en werkomgeving zal gedragen.

De PPA is geen test. Het is een nauwkeurig onderzochte  methode, die het gedrag van een persoon aantoont in de werksituatie. Het geeft inzicht in:

• hoe de persoon zichzelf ziet
• hoe hij/zij zich gedraagt onder druk
• hoe hij/zij zich denkt te moeten gedragen om succesvol te zijn in de huidige werksituatie.

De resultaten van deze analyse geven een goede insteek voor de gesprekken die gevoerd worden met de kandidaten.

Indiensttreding

De aanstellende overheid bepaalt de concrete datum van indiensttreding in onderling akkoord met het personeelslid, als het geselecteerde personeelslid wegens een opzeggingstermijn bij een andere werkgever of wegens een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden.

Wervingsreserve 

De geslaagde kandidaten die niet als eerste eindigen maar wel geslaagd zijn, worden in volgorde van behaalde punten, opgenomen in een wervingsreserve voor deze functie voor de periode van 2 jaar. De duur van de wervingsreserve vangt aan vanaf het moment dat de eerste kandidaat aangesteld wordt door de aanstellende overheid.

Nog meer inlichtingen ?

Wens je nog meer informatie dan kan je tijdens de kantooruren hiervoor terecht op de personeelsdienst op telefoonnummer 014 44 82 37 of via mail op personeel@lille.be.

Wie weet kom jij binnenkort ons team vervoegen!

Veel succes !

Hieronder vind je nog het functieprofiel, aanwervingsvoorwaarden, weddeschalen, andere voordelen, uurregeling

Functieprofiel

Afdeling beleving

Globaal doel van de functie

Als administratief medewerker draag je bij aan een soepel verloop van administratieve en organisatorische processen ter ondersteuning van activiteiten en projecten binnen het team beleving.

Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan het diensthoofd beleving.

Niveau

C1-C3 (Cv)

Taakbeschrijving

De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden en taken wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze is verwerkt in een takenmatrix en is ten allen tijde raadpleegbaar.
De taakbeschrijving geeft een overzicht van de belangrijkste specifieke taken zodat de medewerker zich een correct beeld kan vormen van de functie.

Bij de omschrijving van de taken streeft de leidinggevende naar een volledige en actuele taakomschrijving. Dit sluit echter niet uit dat de functie ook (tijdelijke) taken kan omvatten die niet in de lijst zijn opgesomd.

Resultaatsgebieden

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op het vlak van taakuitvoering:

• Kwantiteit van het werk
• Kwaliteit van het werk
• Efficiënt werken en zuinig omspringen met materialen, inzet van personeel en budget, bewust effectief en efficiënt omspringen met werktijd en middelen

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op het vlak van organisatie en interne werking:

• Het volgen van de interne regels en afspraken betreffende de wijze van taakuitvoering
• Planning en organisatie van het werk
• Interne en externe communicatie
• Samenwerken en waar nodig de grenzen van de eigen functie overstijgen

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op het vlak van verbetering:

• Positief-kritisch zijn en actief meedenken en meewerken op het vlak van continue verbetering van de organisatie
• Vanuit de eigen expertise verbetering en innovatie faciliteren en promoten

Kenniscompetenties

• Algemene regelgeving: elementaire kennis – Je kan de materie voldoende situeren en zelf op zoek gaan naar meer informatie.
• Specifieke regelgeving: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Microsoft Office: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Specifieke software: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Sectorkennis: elementaire kennis – Je kan de materie voldoende situeren en zelf op zoek gaan naar meer informatie.
• Kennis eigen organisatie: elementaire kennis – Je kan de materie voldoende situeren en zelf op zoek gaan naar meer informatie.

Gedragscompetenties

Kerncompetenties

• Klantgerichtheid: je benadert interne en externe klanten vanuit een houding die erop is gericht om hen optimaal te ondersteunen in het oplossen van hun problemen en tegemoet te komen aan hun wensen en noden. Je houdt hierbij rekening met de belangen van de organisatie en de dienstverlener. Je benadert klanten als een volwaardige partner en staat open voor hun klachten en feedback.
• Oplossingsgerichtheid: je voert toegewezen taken autonoom uit zonder hierbij anderen onnodig te betrekken. Je gaat gepast om met onverwachte wendingen door initiatieven te ontwikkelen binnen de grenzen van de functie en je eigen mogelijkheden. Je kan hiervoor diverse alternatieven genereren, de gepaste keuze maken en deze implementeren binnen het operationele werkveld.
• Betrokken zijn en kwalitatief handelen: je stelt je borg voor het behalen van de doelstellingen van je eigen functie. Bij het uitvoeren van je taken leg je de lat kwalitatief voldoende hoog. Je voelt je hiervoor persoonlijk verantwoordelijk. Je laat organisatiebelangen primeren op persoonlijke belangen.

Functiespecifieke competenties

• Klantgerichtheid: je benadert interne en externe klanten vanuit een houding die erop is gericht om hen optimaal te ondersteunen in het oplossen van hun problemen en tegemoet te komen aan hun wensen en noden. Je houdt hierbij rekening met de belangen van de organisatie en de dienstverlener. Je benadert klanten als een volwaardige partner en staat open voor hun klachten en feedback.
• Rapporteren: je kan op een correcte en objectieve wijze gegevens en ervaringen naar anderen toe overbrengen (mondeling en/of schriftelijk). Je doet dit met respect voor de regels en procedures die hieromtrent gelden in de organisatie.
• Integreren en synthetiseren: je trekt de juiste conclusies door het samenvatten en integreren van data. Daarnaast genereer je meerdere alternatieven en kom je tot een geïntegreerd eindbeeld.
• Objectieven stellen: je stelt duidelijke doelstellingen voorop en vertaalt deze in kwantitatieve en kwalitatieve criteria. Je kan hieraan een stappenplan koppelen en de verantwoordelijkheden bepalen voor jezelf en voor anderen.
• Besluitvaardigheid: je oordeelt, onderneemt actie en neemt beslissingen op het juiste moment. Ook op basis van onvolledige informatie durf je knopen doorhakken. Je houdt rekening met de gevolgen van diverse alternatieven.
• Betrokken zijn en kwalitatief handelen: je stelt je borg voor het behalen van de doelstellingen van je eigen functie. Bij het uitvoeren van je taken leg je de lat kwalitatief voldoende hoog. Je voelt je hiervoor persoonlijk verantwoordelijk. Je laat organisatiebelangen primeren op persoonlijke belangen.

Gedrag, inzet & attitude

Omgaan met stressfactoren

Je blijft efficiënt functioneren in complexe situaties met (langdurige of regelmatig weerkerende) hoge tijds- of werkdruk, in onverwachte of moeilijke situaties en/of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Dit geldt ook wanneer deze situaties de eigen opdracht overstijgen.

Indicatoren:

• Je blijft je niettegenstaande grote tijdsdruk open opstellen voor meningen of opmerkingen van anderen.
• Je blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak om toch jouw doelstelling te bereiken.
• Je brengt, in geval van innerlijke stress, deze stress niet over aan anderen.
• Je blijft na perioden van aanhoudende stress de zaken beheren door onder andere aan gerichte taakverdeling te doen.
• Je denkt proactief aan oplossingen om de complexe situaties te beheersen.

Respectvol en correct handelen

Je maakt in verschillende situaties een goede en geloofwaardige indruk.

Indicatoren:

• Je gebruikt correcte omgangsvormen gezien de omstandigheden (bv. geen voornaam gebruiken in bepaalde situaties, zich verontschuldigen bij te laat komen,…).
• Je draagt zorg voor je voorkomen (netjes en verzorgd, aandacht voor persoonlijke hygiëne).
• Je past je kleding en voorkomen aan in functie van de gedragscode die in de situatie van toepassing is.
• Je behandelt iedereen correct en evenwaardig.
• Je gaat gepast om met verschillende mensen.
• Je toont je matuur in de omgang en gaat goed om met controle, opdrachten en feedback.
• Je hebt respect voor iedereen en gedraagt je correct naar anderen toe.
• Je probeert niet om anderen met halve waarheden voor je kar te spannen.
• Je hebt respect voor de eigendom van anderen en van het bestuur in het bijzonder en gebruikt de ter beschikking gestelde middelen waarvoor ze dienen.
• Je zorgt ervoor dat je belangenverstrengeling vermijdt.
• Je rapporteert eerlijk en volledig.
• Je komt gemaakte beloften en engagementen na.

Organisatiebetrokkenheid en deontologie

Je toont je verbonden met de organisatie en functie en je bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de strategie van de organisatie.

Indicatoren:

• Je durft harde standpunten innemen die ten goede komen van de gehele organisatie, zelfs indien die minder populair zijn binnen de eigen entiteit.
• Je praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als je het over de eigen organisatie hebt.
• Je geeft in de eigen aanpak blijk van de belangen van de organisatie te onderkennen en zelf conform te handelen.
• Je legt uit hoe men tot belangrijke beslissingen is gekomen.
• Je verdedigt de keuzes van de dienst/organisatie ten aanzien van collega’s, eigen medewerkers en derde

Vriendelijk zijn

De burger verwacht als ‘klant’ van het lokaal bestuur een klantvriendelijke en professionele dienstverlening. Je staat ten dienste van alle burgers, bedrijven en bezoekers zonder onderscheid te maken en je hebt oog voor hun wensen en behoeften en je handelt hiernaar. Je anticipeert op de behoeften en staat garant voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Je communiceert  vriendelijk en beleefd in alle omstandigheden.
Indicatoren:

• Je gedraagt je correct naar alle klanten (intern en extern).
• Je vermijdt betrokken te geraken in roddels en commentaar over klanten (intern en extern).
• Je toont belangstelling als iemand iets aan je vraagt en geeft gepast en correct een antwoord.
• Je draagt bij tot een positief imago van je dienst en van het bestuur in zijn totaliteit.
• Je zegt hartelijk goede morgen, goede dag, … waar mogelijk en wenselijk.
• Je zorgt steeds voor een professioneel antwoord.
• Je hebt aandacht voor een correct non-verbaal gedrag.

Beschikbaar en flexibel zijn

Je zet je in die mate in en je toont engagement zodat je ook in moeilijkere omstandigheden de doelen van de dienst/organisatie kan bereiken. Je kan je eigen gedragsstijl, handelswijze en benadering op een efficiënte wijze veranderen in functie van de situatie of personen om zo een doel te bereiken.

Indicatoren:

• • Je bent enthousiast als je een uitdaging krijgt.
  • Je geeft wanneer nodig net het ietsje meer om de opdrachten kwalitatief af te werken tegen de deadlines.
  • Je bent een doorzetter wanneer nodig.
  • In moeilijke omstandigheden en piekperiodes sta je er voor je team.
  • Je springt spontaan bij waar nodig.
  • Je zoekt eerst oplossingen voor een taak met problemen alvorens je communiceert dat iets niet zal lukken.

Aanwervingsvoorwaarden

Algemene aanwervingsvoorwaarden

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie.
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Medisch geschikt zijn.

Specifieke aanwervingsvoorwaarden

• slagen in een aanwervingsexamen
• minstens houder zijn van een diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld

Uitgewerkte weddeschaal

Hierbij de uitgewerkte  jaarweddeschalen. De bedragen zijn brutobedragen aan 100% en moeten aangepast worden aan de huidige index door vermenigvuldiging met een factor 2,1223 (indexcijfer). Om je bruto -maandwedde te kennen dien je deze bedragen te delen door 12.

Je begint in de weddeschaal C1. Na 4 jaar schaalanciënniteit in C1 en na het verkrijgen van een gunstige evaluatie kan je doorschuiven naar weddeschaal C2. Na tenminste 18 jaar schaalanciënniteit in C1 en C2 kan je dan weer doorschuiven naar weddeschaal C3. 

Wat bieden wij jou?

Naast je maandelijkse wedde zijn er nog enkele extralegale voordelen:

• Maaltijdcheques van 8 euro waarvan 1,09 werknemersbijdrage
• Ecocheques
• Fietsvergoeding voor woon-werkverkeer van 0.36 euro/km
• Gratis aansluiting hospitalisatieverzekering (ook tussenkomst voor gezinsleden)
• Tweede pensioenpijler
• Kansen op permanente opleiding en persoonlijke ontwikkeling
• Gunstige verlofregeling
• Korting sportabonnement Sportoase Balsakker
• Mogelijkheid tot fietslease na 6 maanden dienst

Uurregeling

Een voltijds personeelslid zal van maandag tot en met vrijdag 7u12 presteren volgens een flexibel uurrooster tussen 07.00 uur en 22.00 uur.

Prestaties worden opgevolgd via een tijdsregistratiesysteem.

Mocht je nog bijkomende vragen hebben, aarzel vooral niet en neem contact op met de personeelsdienst 014 44 82 37 of via personeel@lille.be.