Informatiefiche aanwervingsprocedure voor afdelingscoördinator sociale dienst

Contractueel - niveau B4-B5 – voltijds

Bedankt alvast voor je interesse en vertrouwen in ons bestuur.
Om in aanmerking te komen om deze functie te vervullen dien je een procedure te doorlopen, die we hier nog even in detail weergeven.

Indienen van je kandidatuur

Je doet dit bij voorkeur via volgende knop
Je kandidatuur indienen

Solliciteren kan tot uiterlijk 11 maart 2026.

Beoordeling van de ingekomen kandidaturen

Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling van de ingekomen sollicitatiebrieven. Bij de beoordeling wordt gekeken of je sollicitatie voldoet  aan alle voorwaarden zoals bv. de aard van het door jou behaalde diploma. Indien je voldoet aan alle voorwaarden word je later uitgenodigd voor de selectieprocedure.

Samenstelling van de selectiecommissie

Voor het afnemen van het aanwervingsexamen doet het lokaal bestuur beroep op een selectiecommissie die minimaal is samengesteld uit drie personen die vertrouwd zijn met of kennis hebben van de problematiek met betrekking tot de inhoud van de te begeven functie.

De algemeen directeur van het lokaal bestuur, of een vervanger zetelt als waarnemer.

Het aanwervingsexamen

De selectieprocedure van de gemeente Lille resulteert in een bindende rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores.

Het examenprogramma bestaat uit volgende onderdelen

• Deel 1  schriftelijke proef (50 punten)

Het schriftelijk gedeelte is een bevraging van functierelevante kennis zoals gevraagd wordt in het functieprofiel (kan bv. bestaan uit kennis wetgeving, kennis informatica, gevalstudie,…)

De selectiecommissie bepaalt de inhoud van dit deel.

Om te slagen en dus te mogen deelnemen aan het mondeling gedeelte dient er 50% behaald te worden.

• Deel 2 mondeling gedeelte (50 punten)

Dit is een toetsing van de algemene ontwikkeling , competenties en de motivatie van de kandidaat. Er wordt nagegaan of het profiel van de kandidaat overeenstemt met de specifieke vereisten voor de functie. Er wordt eveneens gepeild naar de interesse voor het werkterrein, het organisatievermogen en de sociale vaardigheden. Daarnaast kan er op het schriftelijk gedeelte teruggekomen worden.
Om te slagen dient er 50% op dit onderdeel behaald te worden.

Om voor het totaal van de selectieprocedure geslaagd te zijn, dien je in totaliteit (deel 1 en deel 2 samen) 60% te behalen.

• Deel 3  Psychotechnische gedeelte

Het betreft een screening van de intrinsieke vaardigheden, onderzoek naar leidinggevend potentieel en de persoonlijkheidskenmerken vereist voor de functie. Hiertoe kunnen verschillende proeven en technieken worden aangewend, afhankelijk van het niveau (bv. assessment, interview, vaardigheidstest, persoonlijkheidstest,…(

Dit onderzoek resulteert in het bekomen van een voor de functie gunstig geschiktheidsprofiel.

Het psychotechnisch gedeelte wordt afgenomen door een selectiebureau.

Voor dit gedeelte worden enkel de vijf best gerangschikte en geslaagde kandidaten van deel 1 en deel 2 toegelaten.

Indiensttreding

De aanstellende overheid bepaalt de concrete datum van indiensttreding in onderling akkoord met het personeelslid, als het geselecteerde personeelslid wegens een opzeggingstermijn bij een andere werkgever of wegens een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden.

Wervingsreserve 

De geslaagde kandidaten die niet als eerste eindigen maar wel geslaagd zijn, worden in volgorde van behaalde punten, opgenomen in een wervingsreserve voor deze functie voor de periode van 2 jaar. De duur van de wervingsreserve vangt aan vanaf het moment dat de eerste kandidaat aangesteld wordt door de aanstellende overheid.

Nog meer inlichtingen ?

Wens je nog meer informatie dan kan je tijdens de kantooruren hiervoor terecht op de personeelsdienst op telefoonnummer 014 44 82 37 of via mail op personeel@lille.be.

Wie weet kom jij binnenkort ons team vervoegen!

Veel succes !

Hieronder vind je nog het functieprofiel, aanwervingsvoorwaarden, weddeschalen, andere voordelen, uurregeling

Functieprofiel

Afdeling sociale dienst

Globaal doel van de functie

Als afdelingscoördinator van de sociale dienst sta je in voor de aansturing van alle medewerkers van de sociale dienst. Jouw rol is om de medewerkers te ondersteunen, te coachen en te doen groeien in hun job. Je bent een bruggenbouwer en motiveert de medewerkers vanuit de verschillende teams om samen te werken waar het kan. Op die manier verzeker je een kwalitatieve werking en de continuïteit van de dienstverlening.  Je initieert, trekt en volgt nieuwe en vernieuwende projecten op, die zowel de interne als de externe werking van de sociale dienst en team welzijn betreffen, en dit zowel proces- als projectmatig.

Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan de algemeen directeur.

Niveau

B4-B5 (Cv)

Taakbeschrijving

De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden en taken wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze is verwerkt in een takenmatrix en is ten allen tijde raadpleegbaar.
De taakbeschrijving geeft een overzicht van de belangrijkste specifieke taken zodat de medewerker zich een correct beeld kan vormen van de functie.

Bij de omschrijving van de taken streeft de leidinggevende naar een volledige en actuele taakomschrijving. Dit sluit echter niet uit dat de functie ook (tijdelijke) taken kan omvatten die niet in de lijst zijn opgesomd.

Je voert taken uit die specifiek zijn voor de functie van coördinator

Je levert een bijdrage aan het beleid vanuit je expertise.

• Je vertaalt de strategische organisatiedoelstellingen naar concrete operationele doelstellingen voor je dienst en implementeert.
• Je formuleert, vanuit de praktijk en vanuit je zicht op de tendensen binnen het beleidsdomein, beleidsvoorstellen en bent verantwoordelijk voor de ambtelijke uitvoering en opvolging ervan.
• Je stelt indicatoren op ter ondersteuning en opvolging van je beleid.
• Je volgt nauwgezet de ontwikkelingen in het beleidsdomein op en bent in staat deze te vertalen naar doelstellingen voor je eigen dienst.
• Je brengt nieuwe ideeën en concepten aan, je doet verbetervoorstellen onder meer in het kader van verdere integratie van de dienstverlening, digitalisering, klantvriendelijkheid, administratieve werkdrukverlaging en het verlagen van de drempel voor burgers en klanten. (procesmanagement)
• Je monitort de dossierlast bij de maatschappelijk werkers en communiceert aan het bestuur.

Je levert een inhoudelijke bijdrage.

• Je behandelt (complexere) dossiers voor het schepencollege, werkvergadering, gemeenteraad, vast bureau en raad voor maatschappelijk welzijn. 
• Je formuleert antwoorden op niet-routineuze vragen.
• Je levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en werkt je eigen projecten van voorbereiding tot en met evaluatie grondig en volledig uit. (projectmanagement)
• Je beantwoordt gespecialiseerde vragen.
• Je vervangt de algemeen directeur als secretaris van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst ,je maakt de agenda en notulen op.

Je organiseert en coördineert de werking van je dienst

• Je geeft leiding aan de medewerkers van je dienst.
• Je stuurt de medewerkers van je dienst aan, begeleidt, coacht en motiveert ze.
• Je past het HR-beleid toe binnen de dienst en staat in voor een correcte toepassing van de instrumenten van het HR-beleid zoals het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken, het stimuleren en opvolgen van het leerproces van medewerkers,… (personeelsmanagement)
• Je verhoogt de betrokkenheid van de medewerkers en bevordert het nemen van initiatief.
• Je bewaakt de goede werksfeer binnen de dienst en bemiddelt bij conflicten.
• Je plant, organiseert en coördineert de werkzaamheden.
• Je plant de dagelijkse werking van de dienst en volgt deze op.
• Je behandelt en lost allerlei organisatorische problemen op.
• Je verzekert de continuïteit van de dienst (verlofaanvragen, overuren,…).
• Je bewaakt en verbetert de kwaliteit van de werkzaamheden van je dienst, zowel procedureel als inhoudelijk, en projecten georganiseerd door en in samenwerking met de sociale dienst.
• Je staat in voor de correcte toepassing van de administratieve procedures en je volgt deze op.
• Je verzorgt het financieel beheer van de dienst.
• Je maakt het budgetvoorstel voor de dienst op.
• Je voert het budget uit.
• Je zet de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier in en doet voorstellen die onder meer de efficiëntie verhogen, het milieuvriendelijk werken verbeteren of kostenbesparend zijn.

Je communiceert, overlegt en rapporteert

• Je fungeert als communicatiekanaal tussen de algemeen directeur, de bevoegde schepen, het college, het vast bureau en de medewerkers.
• Je overlegt met de beleidsondersteunende maatschappelijk werker en rapporteert aan de algemeen directeur.
• Je verstrekt informatie over de dienst, de regels en procedures en de werking van de dienst aan de werknemers en aan het beheersorgaan.
• Je neemt deel aan dienstoverschrijdend overleg
• Je organiseert en neemt deel aan overleg met betrekking tot de eigen dienst en het werkterrein, zowel intern als met de relevante actoren in de sector of het werkveld.
• Je neemt deel aan overleg wat betreft de algemene organisatie en werkzaamheden van de stad.
• Je zorgt voor een optimale werking van het Bijzonder Comité voor de sociale dienst samen met de beleidsondersteunende maatschappelijk werker.

Resultaatsgebieden

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op teamniveau op het vlak van interne en externe klanten:

• Creëren, voorstellen en implementeren van voorwaarden om de verwachtingen van de klanten in te lossen
• Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en organisaties, teneinde de globale werking van het team te optimaliseren
• Waken over de kwantiteit en de kwaliteit van de geleverde diensten binnen de organisatie

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op teamniveau  op het vlak van organisatie en interne werking:

• Strategisch beleidsvoorbereidend meedenken, dit zelf in de praktijk vertalen en implementeren
• Organisatieconcept en -structuur optimaliseren en mee uitdenken
• Verantwoordelijk voor de leiding, organisatie en coördinatie van zijn of haar personeelsleden met bijzondere aandacht voor peoplemanagement
• Transparante processen opzetten, bewaken en bijsturen
• Zorgen voor een goede interne communicatie
• Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen
• Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen
• Budgetverantwoordelijkheid opnemen voor zowel kosten als opbrengsten

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op het vlak van verbetering en innovatie:

• Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten
• Positief-kritisch zijn en actief meedenken en meewerken op het vlak van continue verbetering van de organisatie
• Medewerkers stimuleren in het kader van verbetering en innovatie

Rollen

Je bent evaluator

Kenniscompetenties

• Algemene regelgeving: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Specifieke regelgeving: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Managementtechnieken: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Microsoft Office: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Specifieke software: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Sectorkennis: grondige kennis – Je volgt proactief wijzigingen op zodat je specifieke opdrachten, inclusief uitzonderingen, tot een goed eind kan brengen.
• Kennis eigen organisatie: grondige kennis – Je volgt proactief wijzigingen op zodat je specifieke opdrachten, inclusief uitzonderingen, tot een goed eind kan brengen.

Gedragscompetenties

Kerncompetenties

• Klantgerichtheid: je benadert interne en externe klanten vanuit een houding die erop is gericht om hen optimaal te ondersteunen in het oplossen van hun problemen en tegemoet te komen aan hun wensen en noden. Je houdt hierbij rekening met de belangen van de organisatie en de dienstverlener. Je benadert klanten als een volwaardige partner en staat open voor hun klachten en feedback.
• Oplossingsgerichtheid: je voert toegewezen taken autonoom uit zonder hierbij anderen onnodig te betrekken. Je gaat gepast om met onverwachte wendingen door initiatieven te ontwikkelen binnen de grenzen van de functie en je eigen mogelijkheden. Je kan hiervoor diverse alternatieven genereren, de gepaste keuze maken en deze implementeren binnen het operationele werkveld.
• Betrokken zijn en kwalitatief handelen: je stelt je borg voor het behalen van de doelstellingen van je eigen functie. Bij het uitvoeren van je taken leg je de lat kwalitatief voldoende hoog. Je voelt je hiervoor persoonlijk verantwoordelijk. Je laat organisatiebelangen primeren op persoonlijke belangen.  

Functiespecifieke competenties

• Teams vormen en richting geven: Je communiceert duidelijk de richting waarin de organisatie verder moet groeien en stuurt de teamleden gericht aan.
• Coachen: je geeft systematisch feedback over geleverde prestaties. Je gaat na wat mogelijke oorzaken zijn van falen en vermijdt verder falen in de toekomst door middel van oefeningen en verdere aanwijzingen. Doel hiervan is maximale performantie van de medewerkers.
• Netwerken opbouwen en onderhouden: je identificeert de juiste partners binnen de sector en slaagt erin om met hen allianties op te zetten. Dit geldt zowel binnen als buiten de organisatie.
• Overtuigen: je kan mensen aanspreken op basis van inhoudelijke argumenten en persoonlijke uitstraling. Je onderbouwt standpunten met rationele argumenten, bent bereid om eigen ideeën ter discussie te stellen en kan je standpunten laten aanvaarden door anderen, met oog en begrip voor tegenargumenten en weerstanden.
• Beleidsparameters bepalen: je begrijpt de variabelen die een invloed hebben op het succes van de organisatie en volgt deze parameters op in de markt en bij concurrenten/collega's om zo steeds een stap voor te blijven op evoluties binnen en buiten de organisatie
• Processen en procedures vormgeven: je ontwikkelt en zet processen en de structuur van de organisatie op, verspreid over meerdere activiteitsdomeinen en functionaliteiten.
• Organisatiesensitiviteit: je bent je bewust van de gevolgen en de invloed van je eigen activiteiten en beslissingen op andere onderdelen en mensen van de organisatie.
• Scorend vermogen: je toont de inzet en de wil om vooropgestelde doelstellingen te halen en resultaten te boeken.

Gedrag, inzet & attitude

Omgaan met stressfactoren

Je blijft efficiënt functioneren in complexe situaties met (langdurige of regelmatig weerkerende) hoge tijds- of werkdruk, in onverwachte of moeilijke situaties en/of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Dit geldt ook wanneer deze situaties de eigen opdracht overstijgen.

Indicatoren:

• Je blijft je niettegenstaande grote tijdsdruk open opstellen voor meningen of opmerkingen van anderen.
• Je blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak om toch jouw doelstelling te bereiken.
• Je brengt, in geval van innerlijke stress, deze stress niet over aan anderen.
• Je blijft na perioden van aanhoudende stress de zaken beheren door onder andere aan gerichte taakverdeling te doen.
• Je denkt proactief aan oplossingen om de complexe situaties te beheersen.

Respectvol en correct handelen

Je maakt in verschillende situaties een goede en geloofwaardige indruk.

Indicatoren:

• Je gebruikt correcte omgangsvormen gezien de omstandigheden (bv. geen voornaam gebruiken in bepaalde situaties, zich verontschuldigen bij te laat komen,…).
• Je draagt zorg voor je voorkomen (netjes en verzorgd, aandacht voor persoonlijke hygiëne).
• Je past je kleding en voorkomen aan in functie van de gedragscode die in de situatie van toepassing is.
• Je behandelt iedereen correct en evenwaardig.
• Je gaat gepast om met verschillende mensen.
• Je toont je matuur in de omgang en gaat goed om met controle, opdrachten en feedback.
• Je hebt respect voor iedereen en gedraagt je correct naar anderen toe.
• Je probeert niet om anderen met halve waarheden voor je kar te spannen.
• Je hebt respect voor de eigendom van anderen en van het bestuur in het bijzonder en gebruikt de ter beschikking gestelde middelen waarvoor ze dienen.
• Je zorgt ervoor dat je belangenverstrengeling vermijdt.
• Je rapporteert eerlijk en volledig.
• Je komt gemaakte beloften en engagementen na.

Organisatiebetrokkenheid en deontologie

Je toont je verbonden met de organisatie en functie en je bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de strategie van de organisatie.

Indicatoren:

• Je durft harde standpunten innemen die ten goede komen van de gehele organisatie, zelfs indien die minder populair zijn binnen de eigen entiteit.
• Je praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als je het over de eigen organisatie hebt.
• Je geeft in de eigen aanpak blijk van de belangen van de organisatie te onderkennen en zelf conform te handelen.
• Je legt uit hoe men tot belangrijke beslissingen is gekomen.
• Je verdedigt de keuzes van de dienst/organisatie ten aanzien van collega’s, eigen medewerkers en derde

Vriendelijk zijn

De burger verwacht als ‘klant’ van het lokaal bestuur een klantvriendelijke en professionele dienstverlening. Je staat ten dienste van alle burgers, bedrijven en bezoekers zonder onderscheid te maken en je hebt oog voor hun wensen en behoeften en je handelt hiernaar. Je anticipeert op de behoeften en staat garant voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Je communiceert  vriendelijk en beleefd in alle omstandigheden.
Indicatoren:

• Je gedraagt je correct naar alle klanten (intern en extern).
• Je vermijdt betrokken te geraken in roddels en commentaar over klanten (intern en extern).
• Je toont belangstelling als iemand iets aan je vraagt en geeft gepast en correct een antwoord.
• Je draagt bij tot een positief imago van je dienst en van het bestuur in zijn totaliteit.
• Je zegt hartelijk goede morgen, goede dag, … waar mogelijk en wenselijk.
• Je zorgt steeds voor een professioneel antwoord.
• Je hebt aandacht voor een correct non-verbaal gedrag.

Beschikbaar en flexibel zijn

Je zet je in die mate in en je toont engagement zodat je ook in moeilijkere omstandigheden de doelen van de dienst/organisatie kan bereiken. Je kan je eigen gedragsstijl, handelswijze en benadering op een efficiënte wijze veranderen in functie van de situatie of personen om zo een doel te bereiken.

Indicatoren:

• Je bent enthousiast als je een uitdaging krijgt.
• Je geeft wanneer nodig net het ietsje meer om de opdrachten kwalitatief af te werken tegen de deadlines.
• Je bent een doorzetter wanneer nodig.
• In moeilijke omstandigheden en piekperiodes sta je er voor je team.
• Je springt spontaan bij waar nodig.
• Je zoekt eerst oplossingen voor een taak met problemen alvorens je communiceert dat iets niet zal lukken.

Aanwervingsvoorwaarden

Algemene aanwervingsvoorwaarden

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie.
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Medisch geschikt zijn.

Specifieke aanwervingsvoorwaarden

• slagen in een aanwervingsexamen
• minstens houder zijn van een bachelordiploma of een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld (ook schoolverlaters) – ook kandidaten zonder diploma maar met relevante ervaring kunnen zich kandidaat stellen mits het afleggen van een capaciteitsproef
• ervaring als leidinggevende is een pluspunt

Uitgewerkte weddeschaal

Hierbij de uitgewerkte  jaarweddeschalen. De bedragen zijn brutobedragen aan 100% en moeten aangepast worden aan de huidige index door vermenigvuldiging met een factor 2,1223 (indexcijfer). Om je bruto -maandwedde te kennen dien je deze bedragen te delen door 12.

Je begint in de weddeschaal B4. Na 9 jaar schaalanciënniteit in B4 en na het verkrijgen van een gunstige evaluatie kan je doorschuiven naar weddeschaal B5. 

Wat bieden wij jou?

Naast je maandelijkse wedde zijn er nog enkele extralegale voordelen:

• Maaltijdcheques van 9 euro waarvan 1,09 werknemersbijdrage
• Ecocheques
• Fietsvergoeding voor woon-werkverkeer van 0.36 euro/km
• Gratis aansluiting hospitalisatieverzekering (ook tussenkomst voor gezinsleden)
• Tweede pensioenpijler
• Kansen op permanente opleiding en persoonlijke ontwikkeling
• Gunstige verlofregeling
• Korting sportabonnement Sportoase Balsakker
• Mogelijkheid tot fietslease na 6 maanden dienst

Uurregeling

Het dagschema voor een voltijds personeelslid ziet er uit als volgt :

Dagelijks 7.36 uur te presteren tussen 7 uur en 22 uur.

Prestaties worden opgevolgd via een tijdsregistratiesysteem.

Mocht je nog bijkomende vragen hebben, aarzel vooral niet en neem contact op met de personeelsdienst 014 44 82 37 of via personeel@lille.be.