Informatiefiche aanwervingsprocedure voor coördinator financiën

Contractueel - niveau A1a-A3a – voltijds

Bedankt alvast voor je interesse en vertrouwen in ons bestuur.
Om in aanmerking te komen om deze functie te vervullen dien je een procedure te doorlopen, die we hier nog even in detail weergeven.

Indienen van je kandidatuur

Je doet dit bij voorkeur via volgende knop
Je kandidatuur indienen

Solliciteren kan tot uiterlijk 27 mei 2025.

Beoordeling van de ingekomen kandidaturen

Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling van de ingekomen sollicitatiebrieven. Bij de beoordeling wordt gekeken of je sollicitatie voldoet  aan alle voorwaarden zoals bv. de aard van het door jou behaalde diploma. Indien je voldoet aan alle voorwaarden word je later uitgenodigd voor de selectieprocedure.

Samenstelling van de selectiecommissie

Voor het afnemen van het aanwervingsexamen doet het lokaal bestuur beroep op een selectiecommissie die minimaal is samengesteld uit drie personen die vertrouwd zijn met of kennis hebben van de problematiek met betrekking tot de inhoud van de te begeven functie.

De algemeen directeur van het lokaal bestuur, of een vervanger zetelt als waarnemer.

Het aanwervingsexamen

De selectieprocedure van de gemeente Lille resulteert in een bindende rangschikking van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores.

Het examenprogramma bestaat uit volgende onderdelen

• Deel 1  schriftelijke proef (50 punten)

Het schriftelijk gedeelte is een bevraging van functierelevante kennis zoals gevraagd wordt in het functieprofiel (kan bv. bestaan uit kennis wetgeving, kennis informatica, gevalstudie,…)

De selectiecommissie bepaalt de inhoud van dit deel.

Om te slagen en dus te mogen deelnemen aan het mondeling gedeelte dient er 50% behaald te worden.

• Deel 2 mondeling gedeelte (50 punten)

Dit is een toetsing van de algemene ontwikkeling , competenties en de motivatie van de kandidaat. Er wordt nagegaan of het profiel van de kandidaat overeenstemt met de specifieke vereisten voor de functie. Er wordt eveneens gepeild naar de interesse voor het werkterrein, het organisatievermogen en de sociale vaardigheden. Daarnaast kan er op het schriftelijk gedeelte teruggekomen worden.
Om te slagen dient er 50% op dit onderdeel behaald te worden.

Om voor het totaal van de selectieprocedure geslaagd te zijn, dien je in totaliteit (deel 1 en deel 2 samen) 60% te behalen.

• Deel 3  Psychotechnische gedeelte

Het betreft een screening van de intrinsieke vaardigheden, onderzoek naar leidinggevend potentieel en de persoonlijkheidskenmerken vereist voor de functie. Hiertoe kunnen verschillende proeven en technieken worden aangewend, afhankelijk van het niveau (bv. assessment, interview, vaardigheidstest, persoonlijkheidstest,…(

Dit onderzoek resulteert in het bekomen van een voor de functie gunstig geschiktheidsprofiel.

Het psychotechnisch gedeelte wordt afgenomen door een selectiebureau.

Voor dit gedeelte worden enkel de vijf best gerangschikte en geslaagde kandidaten van deel 1 en deel 2 toegelaten.

Indiensttreding

De aanstellende overheid bepaalt de concrete datum van indiensttreding in onderling akkoord met het personeelslid, als het geselecteerde personeelslid wegens een opzeggingstermijn bij een andere werkgever of wegens een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden.

Wervingsreserve 

De geslaagde kandidaten die niet als eerste eindigen maar wel geslaagd zijn, worden in volgorde van behaalde punten, opgenomen in een wervingsreserve voor deze functie voor de periode van 2 jaar. De duur van de wervingsreserve vangt aan vanaf het moment dat de eerste kandidaat aangesteld wordt door de aanstellende overheid.

Nog meer inlichtingen ?

Wens je nog meer informatie dan kan je tijdens de kantooruren hiervoor terecht op de personeelsdienst op telefoonnummer 014 44 82 37 of via mail op personeel@lille.be.

Wie weet kom jij binnenkort ons team vervoegen!

Veel succes !

Hieronder vind je nog het functieprofiel, aanwervingsvoorwaarden, weddeschalen, andere voordelen, uurregeling

Functieprofiel

Ondersteunende dienst - coördinator financiën

Globaal doel van de functie

Als coördinator financiën sta je de financieel directeur bij in de vervulling van zijn ambt en vervangt deze wanneer hij afwezig is. Je ondersteunt de financieel directeur bij het leiden (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) van de diensten van de gemeente en het OCMW en kijkt er mee op toe dat de financiële situatie van deze instellingen steeds correct wordt weergegeven. Verder sta je mee in voor de financiële analyse, advisering en de controle van het beleid en draag je bij tot een effectief, efficiënt en zuinig bestuur. Je staat in voor het beheer van financiën in de vorm van het invoeren van diverse boekingen, het opvolgen van boekhoudkundige rekeningen, zelfstandig opmaak van de jaarrekening en bijstand verlenen bij de opmaak van het meerjarenplan en het zelfstandig optimaliseren van de financiële processen. Je kan ingeschakeld worden in tijdelijke projectstructuren voor de ondersteuning van het college van burgemeester en schepenen voor de uitvoering van het meerjarenplan. Je geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers binnen de cluster financiën. Je vervangt de financieel directeur bij afwezigheid.

Plaats in de organisatie

Je rapporteert aan de financieel directeur.

Niveau

A1a-A3a (Cv)

Taakbeschrijving

De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden en taken wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze is verwerkt in een takenmatrix en is ten allen tijde raadpleegbaar.
De taakbeschrijving geeft een overzicht van de belangrijkste specifieke taken zodat de medewerker zich een correct beeld kan vormen van de functie.

Bij de omschrijving van de taken streeft de leidinggevende naar een volledige en actuele taakomschrijving. Dit sluit echter niet uit dat de functie ook (tijdelijke) taken kan omvatten die niet in de lijst zijn opgesomd.

De belangrijkste verantwoordelijkheden en taken binnen de functie zijn:

1. Ondersteunen en desgevallend vervangen van de financieel directeur
Als coördinator ondersteun je de financieel directeur in zijn taken; je vervangt de financieel directeur bij afwezigheid of verhindering. 

2. Rapportering, financiële planning, controle en analyse
Je ondersteunt de financieel directeur bij de opmaak van de voorontwerpen van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering van de gemeente en het OCMW. Je ondersteunt de financieel directeur in de financiële planning op lange termijn (meerjarenplan), middellange termijn (aanpassing meerjarenplan) en korte termijn (thesauriebeheer).
Je ondersteunt de financieel directeur bij de opmaak van financiële analyses en stelt rapporten op om inzichten in financiële processen door te geven.
Je bent mee verantwoordelijk voor het opzetten van interne financiële controlemechanismen en ondersteunt ook bepaalde controletaken.

3. Boekhouding, opmaak jaarrekeningen, uitgaven- en ontvangstencyclus, debiteurenbeheer
Je ondersteunt de financieel directeur in het voeren en afsluiten van de boekhouding, de opmaak van de jaarrekening van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Je ondersteunt mee bij de uitvoering van de taken met betrekking tot de uitgaven- en ontvangstencyclus.
Je ondersteunt de financieel directeur in het debiteurenbeheer, de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten.

4. Werking eigen dienst
Ondersteuning bieden bij de uitvoering van de opdracht en werking van de eigen dienst ten opzichte van de interne en externe doelgroepen, teneinde de gewenste doelstellingen te realiseren.

5. Expertenwerk verrichten
Afhankelijk van jouw expertisedomein vervul je zelfstandig en als expert taken op het vlak van :

• Boekhouding
• Debiteurenbeheer
• Coördinatie subsidiebeleid (inkomende subsidies)

6. Human Resources Management
Je geeft hiërarchisch leiding aan de administratieve medewerkers en de deskundigen van de cluster financiën in samenwerking met de financieel directeur. Dit doe je met respect voor de regels van het personeelsbeleid. Je ziet toe op de motivatie en de competentie van het team teneinde de realisatie van de opdrachten en de doelstellingen van de financiële dienst te verzekeren.

7. Externe communicatie
Je participeert aan intern en extern overleg en onderhoud contacten met relevante actoren om een goede en facilitaire samenwerking op te bouwen. Dit doe je door een goede externe communicatie te onderhouden met de relevante personen en instanties en door het OCMW en de gemeente te vertegenwoordigen.

8. Projectmatig werken en monitoring
Je kan mee ingezet worden voor organisatiebrede projecten.

Resultaatsgebieden

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op het vlak van taakuitvoering:

• Kwantiteit van het werk
• Kwaliteit van het werk
• Efficiënt werken en zuinig omspringen met materialen, inzet van personeel en budget, bewust effectief en efficiënt omspringen met werktijd en middelen

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op teamniveau op het vlak van interne en externe klanten:

• Creëren, voorstellen en implementeren van voorwaarden om de verwachtingen van de klanten in te lossen
• Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en organisaties, teneinde de globale werking van het team te optimaliseren
• Waken over de kwantiteit en de kwaliteit van de geleverde diensten binnen de organisatie

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op teamniveau  op het vlak van organisatie en interne werking:

• De visie en strategie van de organisatie uitdragen en de implementatie sterk ondersteunen
• Verantwoordelijk voor de leiding, organisatie en coördinatie van zijn of haar personeelsleden met bijzondere aandacht voor het sturen van medewerkers in functie van de te halen doelen
• Transparante processen opzetten, bewaken en bijsturen
• Zorgen voor een goede interne communicatie
• Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen
• Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen
• Budget opmaken, monitoren en bewaken en dit voor zowel kosten als opbrengsten

Het lokaal bestuur Lille verwacht resultaten op het vlak van verbetering en innovatie:

• Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten
• Positief-kritisch zijn en actief meedenken en meewerken op het vlak van continue verbetering van de organisatie
• Medewerkers stimuleren in het kader van verbetering en innovatie

Rollen

• Evaluator
• Lid van het kern-MAT

Kenniscompetenties

• Algemene regelgeving: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Specifieke regelgeving: grondige kennis – Je volgt proactief wijzigingen op zodat je specifieke opdrachten, inclusief uitzonderingen, tot een goed eind kan brengen.
• Microsoft Office: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Specifieke software: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.
• Sectorkennis: grondige kennis – Je volgt proactief wijzigingen op zodat je specifieke opdrachten, inclusief uitzonderingen, tot een goed eind kan brengen.
• Kennis eigen organisatie: basiskennis – Je kennis is voldoende om zelfstandig te werken aan doorsnee opdrachten met een normale moeilijkheidsgraad.

Gedragscompetenties

Kerncompetenties

• Klantgerichtheid: je benadert interne en externe klanten vanuit een houding die erop is gericht om hen optimaal te ondersteunen in het oplossen van hun problemen en tegemoet te komen aan hun wensen en noden. Je houdt hierbij rekening met de belangen van de organisatie en de dienstverlener. Je benadert klanten als een volwaardige partner en staat open voor hun klachten en feedback.
• Oplossingsgerichtheid: je voert toegewezen taken autonoom uit zonder hierbij anderen onnodig te betrekken. Je gaat gepast om met onverwachte wendingen door initiatieven te ontwikkelen binnen de grenzen van de functie en je eigen mogelijkheden. Je kan hiervoor diverse alternatieven genereren, de gepaste keuze maken en deze implementeren binnen het operationele werkveld.
• Betrokken zijn en kwalitatief handelen: je stelt je borg voor het behalen van de doelstellingen van je eigen functie. Bij het uitvoeren van je taken leg je de lat kwalitatief voldoende hoog. Je voelt je hiervoor persoonlijk verantwoordelijk. Je laat organisatiebelangen primeren op persoonlijke belangen.

Functiespecifieke competenties

• Medewerkers opvolgen: je volgt prestaties op gestructureerde wijze op, zowel op kwantitatief als kwalitatief vlak, evenals het nakomen van gemaakte afspraken. Daarvoor ontwikkel je systemen die je succesvol toepast.
• Motiveren: je detecteert wat anderen intrinsiek en extrinsiek motiveert of demotiveert. Je spreekt mensen op individueel en groepsniveau gepast aan zodat ze taken en opdrachten met inzet, enthousiasme en oog voor kwaliteit aanpakken.
• Adviseren: je kan op basis van eigen expertise en inzichten advies op maat verstrekken aan anderen, zowel binnen als buiten de organisatie. Je stelt hierbij de belangen van de organisatie voorop, weerspiegelt een objectieve houding, durft standpunten innemen en genereert naar anderen toe geloofwaardigheid als persoon en als inhoudelijk expert.
• Overtuigen: je kan mensen aanspreken op basis van inhoudelijke argumenten en persoonlijke uitstraling. Je onderbouwt standpunten met rationele argumenten, bent bereid om eigen ideeën ter discussie te stellen en kan je standpunten laten aanvaarden door anderen, met oog en begrip voor tegenargumenten en weerstanden.
• Conceptueel denken: je kan het operationele werkveld overstijgen en onderliggende trends, opportuniteiten, waarden, belangen en noden detecteren en verwoorden. Je kan het hier en nu loslaten en abstract redeneren.
• Processen en procedures vormgeven: je ontwikkelt en zet processen en de structuur van de organisatie op, verspreid over meerdere activiteitsdomeinen en functionaliteiten.
• Oordeelsvorming: op basis van de beschikbare informatie kan je een objectief onderbouwd beeld over een bepaalde situatie of persoon vormen.
• Verantwoordelijkheid opnemen: je stelt jezelf aansprakelijk voor correct geleverde prestaties binnen het gebied waarvoor je verantwoordelijk bent en dit tegenover alle niveaus van de organisatie.

Gedrag, inzet & attitude

Omgaan met stressfactoren

Je blijft efficiënt functioneren in complexe situaties met (langdurige of regelmatig weerkerende) hoge tijds- of werkdruk, in onverwachte of moeilijke situaties en/of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Dit geldt ook wanneer deze situaties de eigen opdracht overstijgen.

Indicatoren:

• Je blijft je niettegenstaande grote tijdsdruk open opstellen voor meningen of opmerkingen van anderen.
• Je blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak om toch jouw doelstelling te bereiken.
• Je brengt, in geval van innerlijke stress, deze stress niet over aan anderen.
• Je blijft na perioden van aanhoudende stress de zaken beheren door onder andere aan gerichte taakverdeling te doen.
• Je denkt proactief aan oplossingen om de complexe situaties te beheersen.

Respectvol en correct handelen

Je maakt in verschillende situaties een goede en geloofwaardige indruk.

Indicatoren:

• Je gebruikt correcte omgangsvormen gezien de omstandigheden (bv. geen voornaam gebruiken in bepaalde situaties, zich verontschuldigen bij te laat komen,…).
• Je draagt zorg voor je voorkomen (netjes en verzorgd, aandacht voor persoonlijke hygiëne).
• Je past je kleding en voorkomen aan in functie van de gedragscode die in de situatie van toepassing is.
• Je behandelt iedereen correct en evenwaardig.
• Je gaat gepast om met verschillende mensen.
• Je toont je matuur in de omgang en gaat goed om met controle, opdrachten en feedback.
• Je hebt respect voor iedereen en gedraagt je correct naar anderen toe.
• Je probeert niet om anderen met halve waarheden voor je kar te spannen.
• Je hebt respect voor de eigendom van anderen en van het bestuur in het bijzonder en gebruikt de ter beschikking gestelde middelen waarvoor ze dienen.
• Je zorgt ervoor dat je belangenverstrengeling vermijdt.
• Je rapporteert eerlijk en volledig.
• Je komt gemaakte beloften en engagementen na.

Organisatiebetrokkenheid en deontologie

Je toont je verbonden met de organisatie en functie en je bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de strategie van de organisatie.

Indicatoren:

• Je durft harde standpunten innemen die ten goede komen van de gehele organisatie, zelfs indien die minder populair zijn binnen de eigen entiteit.
• Je praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als je het over de eigen organisatie hebt.
• Je geeft in de eigen aanpak blijk van de belangen van de organisatie te onderkennen en zelf conform te handelen.
• Je legt uit hoe men tot belangrijke beslissingen is gekomen.
• Je verdedigt de keuzes van de dienst/organisatie ten aanzien van collega’s, eigen medewerkers en derde

Vriendelijk zijn

De burger verwacht als ‘klant’ van het lokaal bestuur een klantvriendelijke en professionele dienstverlening. Je staat ten dienste van alle burgers, bedrijven en bezoekers zonder onderscheid te maken en je hebt oog voor hun wensen en behoeften en je handelt hiernaar. Je anticipeert op de behoeften en staat garant voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. Je communiceert  vriendelijk en beleefd in alle omstandigheden.
Indicatoren:

• Je gedraagt je correct naar alle klanten (intern en extern).
• Je vermijdt betrokken te geraken in roddels en commentaar over klanten (intern en extern).
• Je toont belangstelling als iemand iets aan je vraagt en geeft gepast en correct een antwoord.
• Je draagt bij tot een positief imago van je dienst en van het bestuur in zijn totaliteit.
• Je zegt hartelijk goede morgen, goede dag, … waar mogelijk en wenselijk.
• Je zorgt steeds voor een professioneel antwoord.
• Je hebt aandacht voor een correct non-verbaal gedrag.

Beschikbaar en flexibel zijn

Je zet je in die mate in en je toont engagement zodat je ook in moeilijkere omstandigheden de doelen van de dienst/organisatie kan bereiken. Je kan je eigen gedragsstijl, handelswijze en benadering op een efficiënte wijze veranderen in functie van de situatie of personen om zo een doel te bereiken.

Indicatoren:

• Je bent enthousiast als je een uitdaging krijgt.
• Je geeft wanneer nodig net het ietsje meer om de opdrachten kwalitatief af te werken tegen de deadlines.
• Je bent een doorzetter wanneer nodig.
• In moeilijke omstandigheden en piekperiodes sta je er voor je team.
• Je springt spontaan bij waar nodig.
• Je zoekt eerst oplossingen voor een taak met problemen alvorens je communiceert dat iets niet zal lukken.

Aanwervingsvoorwaarden

Algemene aanwervingsvoorwaarden

• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie.
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Medisch geschikt zijn.

Specifieke aanwervingsvoorwaarden

• slagen in een aanwervingsexamen
• houder zijn van een masterdiploma of daarmee gelijkgesteld (ook schoolverlaters) – ook kandidaten met een bachelordiploma met relevante ervaring kunnen zich kandidaat stellen mits het afleggen van een capaciteitsproef

Uitgewerkte weddeschaal

Hierbij de uitgewerkte jaarweddeschalen. De bedragen zijn brutobedragen aan 100% en moeten aangepast worden aan de huidige index door vermenigvuldiging met een factor 2,1223 (indexcijfer). Om je bruto -maandwedde te kennen dien je deze bedragen te delen door 12.

Je begint in de weddeschaal A1a. Na 4 jaar schaalanciënniteit in A1a en na het verkrijgen van een gunstige evaluatie kan je doorschuiven naar weddeschaal A2a. Na tenminste 18 jaar schaalanciënniteit in A1a en A2a kan dan weer doorschuiven naar weddeschaal A3a.

Wat bieden wij jou?

Naast je maandelijkse wedde zijn er nog enkele extralegale voordelen:

• Maaltijdcheques van 8 euro waarvan 1,09 werknemersbijdrage
• Ecocheques
• Fietsvergoeding voor woon-werkverkeer van 0.36 euro/km
• Gratis aansluiting hospitalisatieverzekering (ook tussenkomst voor gezinsleden)
• Tweede pensioenpijler
• Kansen op permanente opleiding en persoonlijke ontwikkeling
• Gunstige verlofregeling
• Korting sportabonnement Sportoase Balsakker
• Mogelijkheid tot fietslease na 6 maanden dienst

Uurregeling

Het dagschema voor een voltijds personeelslid ziet er uit als volgt :

Deze standaardtijd wordt in rekening gebracht bij vakantie, ziekte, …

Aanwezigheden voor 08.00u en na 19.00u worden niet als arbeidsprestatie aangerekend, behoudens uitdrukkelijke opdracht van de clustercoördinator, algemeen directeur of het college van burgemeester en schepenen. Deze prestaties worden gevalideerd volgens de compensatieregeling inzake overuren.

Prestaties worden opgevolgd via een tijdsregistratiesysteem.

Mocht je nog bijkomende vragen hebben, aarzel vooral niet en neem contact op met de personeelsdienst 014 44 82 37 of via personeel@lille.be.